Googel Documents
คืออะไร
Google
Documents หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า Google Docs
เป็นบริการออนไลน์ที่ให้เราสามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน
เพียงแค่เรามีอีเมลของ Gmail
และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณเลยก็ตาม เพราะ Google Docs
เตรียมมาให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย
การทำสไลด์เพื่อพรีเซนต์งานสำคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน
Excel ก็สามารถทำได้
Googel Docs ทำงานเหมือน
Microsoft Office แต่ทุกอย่างจะทำงานอยู่บนเว็บ
สามารถทำงานได้ทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง
หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs คุณก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย
โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google
และที่สำคัญคุณสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อมๆ กัน
โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกำลังพิมพ์อะไรอยู่
สำหรับจุดเริ่มต้นของ
Google Docs กำเนิดมาจากโปรแกรม Google Spreadsheets
ที่สามารถทำงานเหมือนกับตาราง Excel ได้เพียงอย่างเดียว
แต่ในขณะนั้นก็มีโปรแกรมสำหรับแก้ไขเอกสารออนไลน์ที่มีชื่อว่า Writely
ซึ่งเป็นที่นิยมพอสมควรของ Upstartle จนต้นปี พ.ศ.2549 Google
ได้เข้ามาซื้อกิจการของ Upstartle ทำให้ Google ได้สิทธิ์ครอบครอง Writely
ได้ด้วยปัจุบัน Writely ถูกพัฒนามาเป็น Google Docs
ซึ่งสามารถทำงานเข้าชุดกันกับ Google Spreadsheets ได้เป็นอย่างดี
ต้องเตรียมอะไรบ้าง
ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน
Google Docs
เรามาเตรียมความพร้อมของเครื่องคอมพิวเตอร์เสียก่อน ซึ่งไม่ยุ่งยากแต่อย่างใด
คุณสมบัติของเครื่องคุณที่มีอยู่ตอนนี้อาจจะสามารถใช้งาน Google
Docs ได้เลยก็ได้
โดยสิ่งที่จำเป็นบนเครื่องของคุณที่จะต้องมีเพื่อรองรับการใช้งาน Google Docs ก็มีดังนี้
1.
ระบบปฏิบัติการ (Operation System-OS) :
สามารถใช้งานบนระบบปฏิบัติการแทบจะทุกชนิด Windows,Mac OS X, GNU/Linux
ฯลฯ
2. โปรแกรมเปิดเว็บไซต์ (Web
Browser) : สามารถใช้งานร่วมกับทุก Web Browser เช่น Internet Explores
(IE), Mozilla Firefox, Safari หรือ Opera
3.
อินเทอร์เน็ต (Internet) :
ติดตั้งอินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมต่อการใช้งานผ่านระบบออนไลน์ซึ่งอินเทอร์เน็ตควรจะแบบ
ADSL หรืออินเทอร์เน็ตควรจะเป็นแบบ ADSL หรืออินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
เพื่อช่วยให้การเชื่อมต่อไม่สะดุดและล่าช้าจนเกินไป
ซึ่งความเร็วอินเทอร์เน็ตควรอยู่ที่ระดับ 1 Mbps ขึ้นไป
ซึ่งเป็นความเร็วมาตรฐานโดยทั่วๆ ไป ณ
ตอนนี้ที่บ้านเราได้รับ
ใช้ทำอะไรได้บ้าง
ความสามารถของ
Google Docs มีอย่างล้นเหลือ
เรียกได้ว่าตอบสนองคนที่ต้องการใช้งานเอกสารได้อย่างสมบูรณ์แบบ
โดยเราจะมาทำความรู้จักกันอย่างละเอียดก่อนว่า Google
Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง
1.
สร้างเอกสาร สเปรดชีท
และงานนำเสนอแบบออนไลน์
สร้างเอกสารพื้นฐานแบบเริ่มต้นจากศูนย์
สามารถทำงานพื้นฐานทุกประเภทได้อย่างง่ายดาย
รวมถึงการทำรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย การเรียงลำดับตามคอลัมน์ การเพิ่มตาราง
รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร การเปลี่ยนแปลงแบบอักษร และอื่นๆ
โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ
อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว
รองรับรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้กันส่วนใหญ่ ได้แก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF,
CSV และ PPT เป็นต้น
คุณจึงสามารถทำงานต่อไปพร้อมกับอัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่ได้ด้วย
ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทำให้การแก้ไขเป็นเรื่องง่ายๆ
เลือกตัวหนาขีดเส้นใต้ เพิ่มสัญลักษณ์ในข้อย่อย เปลี่ยนแบบอักษร หรือรูปแบบตัวเลข
เปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ และอื่นๆ
เพียงคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือที่คุณคุ้นเคย
2.
ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์
เลือกคนที่คุณต้องการให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้
เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการให้ใช้งานเอกสารที่ระบุร่วมกัน
แล้วส่งคำเชิญไปให้เขาเหล่านั้น
ก็สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้
ใช้งานร่วมกันได้ทันที
ทุกคนที่คุณเชิญให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสาร สเปรดชีท หรือ งานนำเสนอของคุณ
สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ
แก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์
สามารถดูและแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลาเดียวกัน
มีหน้าต่างสนทนาบนหน้าจอสำหรับการแก้ไขเอกสารและสเปรดชีท
เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด
และแล้วการดูงานนำเสนอพร้อมกันไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
เนื่องจากใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนำเสนอ
ต่างก็สามารถติดตามงานนำเสนอนั้นได้โดยอัตโนมัติ
3.
จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย
แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้
ไม่ต้องดาวน์โหลดสิ่งใด คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสเปรดชีท
และงานนำเสนอของคุณได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
และมีเบราวด์เซอร์มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ
จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัย
อุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออนไลน์ และการบันทึกอัตโนมัติ
ช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดรว์เสียหรือไฟดับเพราะข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ของ
Google
บันทึกและส่งออกสำเนาได้อย่างง่ายดาย
สามารถบันทึกเอกสาร และสเปรดชีทของคุณไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ DOC,
XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML
ได้
การจัดระเบียบเอกสารของคุณ
ค้นหาเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาวยด้วยการจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ต่างๆ
และสามารถลากและวางเอกสารต่างๆ
ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามที่คุณต้องการ
4.
ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้
เผยแพร่งานของคุณเป็นหน้าเว็บ
คุณสามารถเผยแพร่เอกสารของคุณแบบออนไลน์ได้โดยการคลิกเพียงครั้งเดียว
ก็สามารถเผยแพร่ผลงานชิ้นสำคัญของคุณให้เป็นหน้าเว็บได้อย่างง่าย
ควบคุมว่าจะให้ใครเห็นหน้าเว็บของคุณได้บ้าง
สามารถเผยแพร่ข้อมูลได้ทั่วโลกหรือจำกัดเอกสารให้เห็นได้ในกลุ่มเพียงแค่สองสามคน
หรือจะสั่งไม่ให้ใครเห็นเอกสารนั้นเลยก็ได้ ซึ่งก็แล้วแต่คุณจะกำหนด
นอกจากนี้ยังสามารถหยุดการเผยแพร่ข้อมูลได้ตลอดเวลา
โพสต์เอกสารขึ้นบล็อกของคุณ
เมื่อคุณสร้างเอกสารเสร็จ
คุณสามารถโพสต์เอกสารลงบล็อกของคุณได้ทันที
เผยแพร่ภายในบริษัทหรือกลุ่มของคุณ
เมื่อใช้ Google Apps จะช่วยให้ใช้งานเอกสาร สเปรดชีท
และงานนำเสนอที่สำคัญร่วมกันภายในบริษัทหรือกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น
Cr.http://www.crnfe.ac.th/google%20docs/chapter1.html
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น